వ్యాపార లేఖ రాయడం సంక్లిష్టంగా లేదు. ఈ రకమైన కమ్యూనికేషన్ ఒక ప్రయోజనాన్ని అందిస్తుంది: మీ నుండి సమాచారాన్ని త్వరగా పాఠకుడికి తెలియజేయడానికి. గట్టి, మృదువైన, ప్రవహించే కాపీ చదివి అర్థం అవుతుంది. మరేదైనా మీరు చేయాలనుకుంటున్న పాయింట్ల నుండి గందరగోళం, విసుగు లేదా దృష్టి మరల్చవచ్చు. తగినదాన్ని అనుసరించండివ్యాపార లేఖ ఆకృతిమరియు ఈ రకమైన సుదూరతను సిద్ధం చేసేటప్పుడు ఉండండి.
ప్రారంభిస్తోంది
అధిక-నాణ్యత గల కంపెనీ లెటర్‌హెడ్‌లో లేఖను ముద్రించడం ద్వారా మీ ఉత్తమ వ్యాపార అడుగును ముందుకు ఉంచండి. మీరు ప్రారంభించడానికి ముందు, ఎగువ తేదీని ఎడమ మార్జిన్‌కు సమలేఖనం చేసి, ఆపై ఒక పంక్తిని లేదా రెండింటిని వదిలి, ఎడమ మార్జిన్‌తో సమలేఖనం చేసిన లోపలి చిరునామాను ఈ క్రింది విధంగా టైప్ చేయండి:
సంబంధిత వ్యాసాలు- మెమో లేఅవుట్
- అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్ పాత్ర
- జపనీస్ వ్యాపార సంస్కృతి
నెల, రోజు, పూర్తి సంవత్సరం (ఉదాహరణ 2010)
జాన్ స్మిత్
కంపెనీ పేరు
చిరునామా
నగరం, రాష్ట్రం, జిప్
విషయం
లోపలి చిరునామా క్రింద రెండు పంక్తులను వదిలి, ఆపై 'Re' అని టైప్ చేయండి: (లేదా 'విషయం:'). (గమనిక: 'Re:' అంటే 'సంబంధించి.') లేఖ యొక్క విషయం యొక్క చిన్న ప్రకటనను చేర్చండి. ఉదాహరణకి:
మీ స్వంత రోలర్ కోస్టర్ ఆటలను చేయండి
Re: గత వారం మీ ప్రదర్శన
నమస్కారం
విషయం మరియు నమస్కారం మధ్య రెండు పంక్తులు వదిలివేయండి. చాటీ 'హాయ్, బాబ్' గ్రీటింగ్ ఆమోదయోగ్యమని ఎప్పుడూ అనుకోకండి, ప్రత్యేకించి మీకు తెలియని వ్యక్తికి మీరు వ్రాస్తుంటే. మీరు వ్యాపార లేఖ రాసేటప్పుడు సరైన చిరునామా రూపాలను ఉపయోగించండి (మిస్టర్ విల్సన్, శ్రీమతి వైట్). గ్రహీత యొక్క లింగం గురించి మీకు ఖచ్చితంగా తెలియకపోయినా నియమానికి మినహాయింపు. సాధ్యమైనప్పుడు, కార్యాలయానికి శీఘ్ర కాల్ సహాయపడుతుంది. ఇది సాధ్యం కాకపోతే, లింగ సూచనలను తొలగించండి. మీకు తెలియకపోతే, .హించవద్దు. మీకు లింగం గురించి తెలియకపోతే, వ్యక్తి యొక్క మొత్తం పేరును 'ప్రియమైన బాబీ స్మిత్' వంటి నమస్కారంగా ఉపయోగించండి.
శరీరం
లేఖ యొక్క భాగాన్ని వ్రాసేటప్పుడు, మీ ఆలోచనలను స్పష్టంగా తెలియజేసే సరళమైన, ప్రత్యక్ష వాక్యాలను ఉపయోగించండి. దీనికి ఉదాహరణ ఈ క్రింది విధంగా ఉంది
ప్రియమైన మిస్టర్ హాట్చెట్:
జూలై 3 న జరిగిన బిజినెస్ బాక్సర్స్ క్లబ్ సమావేశంలో మేము చర్చించిన మీ ఆన్‌లైన్ కనెక్టివిటీ సామర్థ్య సమస్యకు పరిష్కారంగా నేను మా వామ్‌జెట్ కనెక్టర్ ఉత్పత్తిని తనిఖీ చేసాను. మీరు కోరినట్లుగా సమీక్ష కోసం స్పెక్స్ మరియు ఉత్పత్తి సమాచారం ఉన్నాయి.
నిర్దిష్టంగా ఉండండి
నిర్దిష్ట వివరాలను చేర్చండి, తద్వారా మీరు ఏమి కమ్యూనికేట్ చేస్తున్నారో రీడర్ స్పష్టంగా అర్థం చేసుకోవచ్చు. ఇక్కడ ఒక ఉదాహరణ:
టాసెల్ ఏ వైపు ప్రారంభమవుతుంది
మీరు ఈ నెలాఖరులోగా ఆన్‌లైన్ కనెక్టివిటీ సమస్యల గురించి నిర్ణయం తీసుకోవలసిన అవసరం ఉందని పేర్కొన్నారు. వచ్చే బుధవారం 21 వ తేదీ మధ్యాహ్నం 1:00 గంటలకు భోజనానికి కలవగలమా? మేము వామ్‌జెట్ అనువర్తనాల గురించి మరింత మాట్లాడగలము మరియు మీకు ఏవైనా ప్రశ్నలకు నేను సమాధానం చెప్పగలను. ధృవీకరించడానికి నేను సోమవారం మొదటి విషయం పిలుస్తాను.
ప్రత్యక్షంగా మరియు చిత్తశుద్ధితో ఉండండి
నిజాయితీ లేని మర్యాదతో నిండిన వ్యాపార లేఖ చదవడం లేదా నిందలో మార్పు కంటే పెద్ద టర్నోఫ్ ఏమీ లేదు:
-
మీ రిజర్వేషన్లను కోల్పోవడం వల్ల మీ 50 వ తరగతి పున un కలయికకు మీకు కారణమైన అసౌకర్యానికి నేను చింతిస్తున్నాను.
-
మీ చివరి ఆర్డర్‌లో 12% సర్‌చార్జ్ భవిష్యత్తులో మా సంస్థ నుండి ఉత్పత్తులను ఎన్నుకోవటానికి మిమ్మల్ని నిలిపివేయదని మేము ఆశిస్తున్నాము.
-
మన నియంత్రణకు మించిన పరిస్థితుల కారణంగా…
మహిళలు గోల్ఫ్‌కు ఏమి ధరిస్తారు
బదులుగా, దీన్ని వ్యక్తిగతంగా చేయండి:
-
మీ 50 వ తరగతి పున un కలయిక కోసం మేము మీ రిజర్వేషన్లను కోల్పోయామని మీరు విన్నప్పుడు మీరు అనుభవించిన బాధను నేను imagine హించలేను.
-
నాకు తెలుసు 12% సర్‌చార్జ్ ఎక్కువ అనిపిస్తుంది. ఇది ఎందుకు జరిగిందో వివరిస్తాను. తరువాత, మీరు మీ ఆర్డర్‌ను రద్దు చేయాల్సిన అవసరం ఉందని మీరు భావిస్తే, నేను అర్థం చేసుకుంటాను.
-
నన్ను క్షమించండి, కానీ మీ ఆర్డర్ 90 రోజులు ఆలస్యం కావచ్చు. డెన్నిస్ హరికేన్ ఫ్లోరిడాలోని మా గిడ్డంగి యొక్క లోడింగ్ డాక్‌ను నాశనం చేసింది, మరియు మేము దాన్ని మరమ్మత్తు చేయడానికి మరియు గిడ్డంగి విషయాలకు నష్టం వాటిల్లినట్లు తనిఖీ చేయడానికి మేము వీలైనంత త్వరగా పని చేస్తున్నాము. మీరు దయచేసి ఓపికపట్టండి అని నేను అడుగుతున్నాను.
ఫారం లేఖలను నివారించండి
ఫారమ్ అక్షరాలు ఉత్తమమైనవి. బదులుగా, మీరు వ్యాపార లేఖ రాసేటప్పుడు, కంప్యూటర్ నుండి పంప్ చేయబడిన పదాలకే కాకుండా, మానవుని ద్వారా వారు సంప్రదించినట్లు పాఠకుడికి అనిపించండి.
తగిన టోన్‌ని సెట్ చేయండి
చల్లని మరియు సుదూర వ్యాపార ప్రతిస్పందనగా అనిపిస్తుంది. దానిని అనుకరించవద్దు. మీరు ఒక వ్యక్తితో ముఖాముఖి మాట్లాడుతున్నారని imagine హించుకోండి. మీరు మీ సంభాషణను అదే ప్రారంభంతో ప్రారంభిస్తారా? మీ రీడర్ యొక్క బూట్లు మీరే ఉంచండి. మీకు 'లేదు' అని చెప్పబడితే, మీకు ఎలా చెప్పాలనుకుంటున్నారు? ఎందుకు వివరించడానికి సమయాన్ని వెచ్చించండి, కానీ చాలా లాంఛనప్రాయంగా లేదా సాధారణం కాదు. ఈ రెండు విధానాలు అవమానకరమైనవి.
మీ ఆలోచనలను కాపాడుకోండి మరియు ఒక వ్యక్తి ఎంత తెలివితక్కువవాడు అని మీరు అనుకున్నా, మీ ఆధిపత్యాన్ని ఏ విధంగానూ సంభాషించవద్దు. మీ అభిప్రాయం లేఖలోకి రాకుండా జాగ్రత్త వహించండి. మీ కోపాన్ని కూడా అదుపులో ఉంచుకోండి. మీరు హిప్ నుండి షూట్ చేస్తే, ఫలితం వినాశకరమైనది కావచ్చు. మీకు కోపం తెప్పించే ఒక విషయాన్ని పరిష్కరించడానికి మీరు ఒక లేఖ రాసినప్పుడు, మీరు పంపే ముందు ఆ లేఖను పక్కన పెట్టండి. ఇంకా మంచిది, దానిపై నిద్రించండి. కోపం సమయంతో చెదిరిపోతుంది. ఆవిష్కరణతో నిండిన వ్యాపార లేఖ లేదు.
లేఖను ముగించారు
కులేఖను మూసివేయండి, సంక్షిప్త సారాంశాన్ని వ్రాసి, ఏదైనా కార్యాచరణ అంశాలను తిరిగి పొందడం మరియు గ్రహీతకు తదుపరి ఏమి ఆశించాలో చెప్పడం. 'హృదయపూర్వకంగా' వంటి అధికారిక ముగింపును ఉపయోగించండి, ఆపై మీ పేరు, శీర్షిక మరియు సంస్థను టైప్ చేసే ముందు మీ సంతకం కోసం కొన్ని పంక్తులను వదిలివేయండి. ఉదాహరణకి:
భవదీయులు,
ఇంట్లో ఫ్లైస్ ఎలా ట్రాప్ చేయాలి
జెఫ్ స్మిత్, అధ్యక్షుడు
వామ్‌జెట్ కనెక్టర్లు
ఈ ఆకృతిని ఉపయోగించి మీ అక్షరాలను వ్రాయండి: శుభాకాంక్షలు, సమస్య యొక్క అంగీకారం, అవసరం లేదా అభ్యర్థన, మీరు ఏమి చేయబోతున్నారో చర్యకు పిలుపు లేదా రీడర్ చేయవలసిన అవసరం ఉంది మరియు సైన్ ఆఫ్ చేయండి.
చిట్కాలు
వ్యాపార లేఖ రాసేటప్పుడు ఈ క్రింది వాటిని గుర్తుంచుకోండి:
- వ్యాపార లేఖ చాటీని మార్చడానికి అనుమతించదు మరియు 'సంభాషణ' అలసత్వంగా ఉండటానికి లైసెన్స్ కాదు.
- చిరునామా, కంపెనీ పేరు, వ్యక్తి పేరు మరియు స్పెల్లింగ్ వంటి మీ సమాచారం సరైనదని నిర్ధారించుకోండి.
- మీ స్పెల్లింగ్ మరియు వ్యాకరణాన్ని తనిఖీ చేయండి.ప్రూఫ్ రీడ్మరియుసవరించండిలోపాల కోసం మీ లేఖ జాగ్రత్తగా.
ప్రభావవంతమైన వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ సాధనం
వ్యాపార అక్షరాలు చాలా రకాలు. వంటి కొన్ని నిర్దిష్ట ఉదాహరణ అక్షరాలను సమీక్షించడం మీకు సహాయకరంగా ఉంటుందినమూనా అమ్మకపు అక్షరాలు,వ్యాపార క్షమాపణ లేఖలు, లేదాసిఫార్సు లేఖలు. తగిన ఆకృతిని అనుసరించడం ద్వారా మరియు మీరు వ్రాసే ముందు మీరు చెప్పేదాన్ని జాగ్రత్తగా పరిశీలించడం ద్వారా, మీరు మెరుగుపెట్టిన,వృత్తిపరమైన వ్యాపార లేఖఇది మీ కంపెనీని సానుకూల దృష్టిలో ఉంచుతుంది.
